Sopimusneuvotteluissa saatetaan käyttää paljon aikaa esimerkiksi vastuunrajoituslausekkeiden neuvotteluun, ja se onkin osa tavanomaista riskienhallintaa. Tällaiset yksityiskohdat ovat usein tärkeitä ja niiden merkitys voi olla riitatilanteessa merkittävä. Riita itsessään syntyy kuitenkin usein hyvin käytännönläheisistä asioista, kuten vaikkapa siitä, että ostaja ja myyjä eivät ole mieltäneet toimituksen sisältöä samalla tavalla. Alla kolme esimerkkiä ICT-sopimusriitojen tyypillisistä aiheista ja vinkkejä, miten vastaavia tilanteita voi pyrkiä välttämään.

1. Osapuolet ymmärtävät toimituksen kohteen eri tavalla

Jos osapuolten välinen sopimus on hyvin yleisluontoinen, saattavat itse toimituksen, kuten SaaS -palvelun, yksityiskohdat jäädä määrittelemättä huolellisesti. Jos toiminnallisuudet esimerkiksi määritellään vain yleisluontoisesti, voi osapuolille muodostua erilainen käsitys siitä, mitä toimitus tarkalleen ottaen sisältääkään.

Tällaiset tilanteet voi usein välttää, kun heti projektin alkuvaiheessa kiinnitetään huomiota toiminnallisuuksien ja muiden vaatimusten huolelliseen määrittelyyn. Toimittajan on harkittava, ettei sitoudu enempään, kuin mitä pystyy toimittamaan. Molempien osapuolten etu puolestaan on, että muotoilut on tehty mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi.

2. Muutoksista sovitaan vapaamuotoisesti ja sovitusta ollaan eri mieltä

Projektin kuluessa on tyypillistä, että tilanteet elävät ja toisinaan joistain käytännön kannalta tärkeistä asioista, kuten aikataulumuutoksista, saatetaan sopia vapaamuotoisesti. Tässä on kuitenkin merkittävä vaaranpaikka monestakin syystä. Jo osapuolten välinen alkuperäinen kirjallinen sopimus saattaa edellyttää, että kaikki muutokset sovitaan tietyssä muodossa ja tarkkaa kaavaa noudattaen. Sopimustyypistä ja sopimuskumppanista riippuen muutosten tekeminen voi edellyttää tarkan prosessin läpikäymistä sen varmistamiseksi, onko muutoksesta sopiminen ylipäätään mahdollista.

Sopijapuolet voivat helposti ymmärtää eri tavalla vapaamuotoisesti, kuten suullisesti tai sähköpostiviestikeskusteluissa, sovitut asiat. Yksi voi vaikkapa mieltää, että aikataulun nopeuttaminen yhden välitavoitteen osalta muuttaa myös seuraavien välitavoitteiden aikoja. Toinen taas saattaa ajatella, että aikataulumuutos ei ole lainkaan sitova, vain jalo pyrkimys. Väärinymmärrykset ja juridiset riskit lisääntyvät, kun asioita sovitaan vapaamuotoisesti.

Muutoksiin liittyviä epäselvyyksiä voidaan välttää laittamalla sopimuksentekoprosessit kuntoon. Usein taitavalla projektipäälliköllä on tiimin auttamisessa keskeinen rooli: jonkun on huolehdittava, että tarpeettomia riskejä ei oteta.

3. Projektin avainhenkilöt vaihtuvat ja tieto ei siirry

On tavanomaista, että ihmiset vaihtavat työpaikkaa ja henkilöstömuutoksia esiintyy aika ajoin. Tällaisissa tilanteissa on kuitenkin keskeistä varmistaa, etteivät muutokset aiheuta häiriöitä sovittujen projektien kulkuun. Tyypillinen ongelmatilanne on sellainen, jossa molempien osapuolten avainhenkilöt vaihtuvat nopealla aikataululla ja uudet avainhenkilöt hyppäävät projektiin mukaan tietämättä riittävän hyvin asian taustoja. Riitatilanteita syntyy helposti, jos vaikkapa uusi projektinvetäjä ottaakin sopimustulkinnassa paljon edeltäjäänsä tiukemman linjan. Tällä voi olla sekä positiivisia että negatiivisia seuraamuksia, ja joskus se negatiivinen seuraamus voi olla vaikkapa asiakassuhteen tyrehtyminen, vaikkei itse sopimusasiassa riitaa tulisikaan.

Riitatilanteet voidaankin usein välttää, kun vastuuta projektissa jaetaan useammalle taholle ja uuden avainhenkilön perehdytyksessä käydään läpi riittävän kattavasti projektin tilannetta ja tarvittavaa tietoa siirretään aktiivisesti. Kirjallisten tietojen huolellista arkistointia ei pidä myöskään unohtaa.

Käytännössä hyvin monenlaiset asiat voivat aiheuttaa riitoja. Huolellisuus ja järjestelmällisyys sopimuksen laatimisessa ja neuvottelemisessa sekä hyvä kommunikaatio osapuolten välillä ovat usein avainasemassa riitojen välttämiseen.

Palvelumme

◆ Kaupalliset sopimukset